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Le Digital Workplace ou l’Intranet qui se réinvente : plus collaboratif et plus social – PART 3

L'environnement de travail numérique 29/10/2018 Scala Dream Team

Votre entreprise, comme tant d’autres, se pose ces questions… « Devons-nous faire évoluer notre intranet ? Comment faire pour travailler plus efficacement ensemble ? Comment intégrer les dernières tendances en matière de réseau social d’entreprise ? »

Dans un environnement en transformation digitale, la collaboration et la communication sont des vecteurs de choix pour relever le défi du numérique et générer de la valeur en favorisant l’innovation collective.

Nous vous proposons dans cette série de trois articles sur le digital workplace de découvrir les nouvelles tendances de l’Intranet, d’évaluer les enjeux de cette transformation et enfin de détailler les étapes clés du passage vers une plateforme collaborative et sociale.

PART 3 – Les étapes clés du passage vers une plateforme collaborative et sociale

Une solution adaptée à chaque demande métier

Fort de nos réalisations, de nos échanges permanents avec nos clients et d’une veille technologique assidue, SCALA est en mesure de vous apporter le meilleur des technologies pour servir vos besoins métiers et business.

Nos certifications et notre implication sur les technologies Microsoft SharePoint, SharePoint Online, et Office 365 vous garantissent une maitrise parfaite des fondations de votre plateforme.

Avec la plateforme collaborative et sociale en ligne de Microsoft, ainsi que la richesse des fonctionnalités proposées, SCALA apporte une réponse à chaque demande métier. En effet, qu’il s’agisse de fonctions transverses comme la Logistique, les Ressources Humaines ou la Finance ou de Départements comme la Recherche et Développement, les applications de l’écosystème Office 365, épaulées de SharePoint, apportent la puissance et la souplesse attendues par les collaborateurs.

Une mise en place agile

Dans cette logique d’adaptation aux usages et contextes d’utilisation, SCALA optimise en permanence ses modes de réalisation et processus d’intégration de produits tiers.

Afin de mettre en œuvre rapidement un environnement de travail collaboratif, dont l’ergonomie est construite avec les futurs utilisateurs, nous proposons à nos clients des ateliers de travail animés par des Consultants fonctionnels. Les modules fonctionnels attendus ainsi que l’interface et la navigation les rendant accessibles sont précisés lors de ses rendez-vous.

La réalisation en AGILITE adoptée permet notamment de mettre rapidement à disposition de nos clients les premières briques fonctionnelles de leur projet et de leur livrer régulièrement des mises à jour itératives.

Méthode Agile

Notre solution

Pour accompagner cette démarche de spécification rapide et de mise en œuvre agile, SCALA a retenu la solution POWELL 365.

Elle permet de réaliser un véritable Digital Workplace autour d’Office 365 :

  • Aide à la création de la structure et au paramétrage de SharePoint
  • Déploiement rapide et mises à jour en 3 clics
  • Disponibilité immédiate des fonctionnalités de collaboration au sein d’un portail personnalisé
Powell Partner

Dématérialisation des processus

Un Intranet collaboratif ou Digital Workplace est le reflet de la culture et du mode de fonctionnement d’une organisation.

Lorsque nous mettons en œuvre les fonctionnalités attendues par les différents métiers de nos interlocuteurs dans un projet, nous sommes amenés à dématérialiser un certain nombre de procédures ou processus existants.

Pour bâtir un portail collaborateurs, emplacement idéal pour l’accès aux procédures RH par exemple (demandes de congés, note de frais, demandes de formations, …), nous travaillons en direct avec les futurs utilisateurs pour bien comprendre, décrire et documenter les étapes des différents processus installés.

La dématérialisation de certains de ces processus est possible grâce aux outils les plus pertinents dans le contexte client : Microsoft Flow ou la solution dédiée à la gestion de Workflow, NINTEX. Ils permettent notamment de réaliser des circuits de validation complexes et la mise à disposition de formulaires de saisie dans un navigateur ou une application mobile dédié.

La gestion des utilisateurs, la consolidation des informations, voir la fabrication de KPI issus de ces processus peuvent donc être directement assurés par le Digital Workplace ou SharePoint.

Démarche créative et ergonomique

Fort de son expérience dans le domaine du web et de la communication, SCALA intègre dans ses projets de Digital Workplace ou d’Intranet Collaboratif une démarche créative et ergonomique orchestrée par ses Directeurs Artistiques.

L’ergonomie, la profondeur de clics, la clarté des contenus et la qualité globale d’une interface de plateforme collaborative sont des éléments essentiels à une bonne adoption et à une contribution importante des collaborateurs.

Le travail de zoning et de design est réalisé lors des ateliers techniques et permet notamment à l’équipe projet d’imaginer, de se projeter, dans l’utilisation de la future solution.

Les étapes clés vues par Scala

Afin de garantir le succès de chaque projet, nous nous attachons particulièrement à respecter les étapes suivantes :

1. Analyser, collecter et cadrer les besoins utilisateurs :

  • En définissant les objectifs stratégiques et les problématiques clés du projet.
  • En identifiant et comprenant dans les métiers et chez les utilisateurs les besoins qui leurs sont propres (au-delà des grands domaines fonctionnels de la communication et de la collaboration).
  • En mettant en place des ateliers et/ou workshops avec des utilisateurs choisis pour leur représentativité ou leur spécificité.

2. Identifier et impliquer les bons sponsors

  • L’Intranet collaboratif et le Digital Workplace bousculent les habitudes de travail. Il convient donc de mener un accompagnement au changement et gérer l’adhésion utilisateur ainsi que le niveau de contribution.

3. Concevoir la navigation et les types de contenus, puis intégrer les règles de gestion de la solution : se focaliser sur les « Quick Win » permettant de gagner l’adhésion des utilisateurs dès le démarrage de la plateforme.

4. Passer à la réalisation à travers un dispositif agile, permettant de livrer les nouvelles fonctionnalités de façon incrémentale et rythmée.

5. Lancer le projet et analyser les statistiques d’usage pour comprendre le mode d’utilisation réel de la plateforme ; dès le lancement, afin d’anticiper les changements en fonction de l’usage.

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