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Le Digital Workplace ou l’Intranet qui se réinvente : plus collaboratif et plus social – PART 1

L'environnement de travail numérique 12/07/2018 Scala Dream Team

Votre entreprise, comme tant d’autres, se pose ces questions… « Devons-nous faire évoluer notre intranet ? Comment faire pour travailler plus efficacement ensemble ? Comment intégrer les dernières tendances en matière de réseau social d’entreprise ? »

Dans un environnement en transformation digitale, la collaboration et la communication sont des vecteurs de choix pour relever le défi du numérique et générer de la valeur en favorisant l’innovation collective.

Nous vous proposons dans cette série de trois articles sur le digital workplace de découvrir les nouvelles tendances de l’Intranet, d’évaluer les enjeux de cette transformation et enfin de détailler les étapes clés du passage vers une plateforme collaborative et sociale.

PART 1 – Les nouvelles tendances de l’Intranet

Retour sur les fondamentaux

L’exercice de la définition est assez instructif en ce qui concerne les intranets, plateformes collaboratives et autres réseaux sociaux d’entreprises (RSE)….

  • La plateforme de travail collaboratif est un point d’accès universel à tous les contenus nécessaires au travail de vos collaborateurs.
  • Le Digital Workplace (DWP) est un environnement numérique permettant à un professionnel d’accéder à l’ensemble de ses informations de travail, qu’elles soient individuelles (notes, brouillons…) ou collectives (documents, données issues d’applications, d’espaces de travail partagés…).
  • Réservé au cercle de l’entreprise, le réseau social d’entreprise (RSE) facilite la cohésion au sein de l’entreprise ainsi que la transmission des connaissances et la culture d’entreprise.
  • Un intranet est… souvent vu comme un élément technique, tourné vers l’intérieur de l’entreprise, sécurisé et trop souvent encore… statique et verticalisé.

Ces différentes approches sont bien entendu représentatives de leur époque. Pour autant elles sont hautement complémentaires et correspondent à différentes réalités d’entreprise dans laquelle vous vous retrouverez.

Digital Workplace

La nouvelle tendance : convergence des plateformes traditionnelles

On assiste aujourd’hui à une double convergence entre Intranet collaboratifs et RSE d’un côté, et à un rapprochement entre gestion de la connaissance et collaboration de l’autre :

  • Les Intranets auxquels on ajoute des fonctions collaboratives pour travailler en mode projet ou en équipes hors de la définition stricte d’un organigramme ;
  • Les RSE dotés de fonctionnalités type portail afin de proposer d’accéder à des informations d’entreprise et à ses applications ;
  • Les outils collaboratifs qui permettent maintenant de capitaliser sur les flux échangés entre les utilisateurs, qu’ils soient synchrones ou non.

 

Cette tendance est accentuée par le fait que les plateformes et leurs contenus étaient historiquement structurés par l’information qu’elles proposaient, alors que les réseaux sociaux étaient avant tout centrés autour de leurs utilisateurs.

Les offres des éditeurs permettent aujourd’hui de construire les espaces de travail et de communication en fonction des groupes qui vont y collaborer et proposer l’outillage correspondant à la nature des échanges (messagerie instantanée, fil de discussion, fonctions sociales de notation/commentaire, chatbot).

La donne change avec Office 365

Microsoft accélère ces mouvements de structuration et de mise à disposition de l’information à travers les groupes dans sa suite Office 365 qui propose les outils de communication, de collaboration et de capitalisation adaptés aux différents contextes de travail rencontrés en entreprise.

Schéma Office 365

Désormais un utilisateur peut : créer un Groupe dans Teams pour gérer un planning d’équipe, partager ses notes et mettre à disposition les documents de références d’une bibliothèque SharePoint, tout cela en un clic !

L’entreprise est assurée de l’intégrité des documents et pourra appliquer la gouvernance documentaire nécessaire, tout en laissant ses collaborateurs utiliser les outils qui correspondent à leur maturité et objectifs business.

Nouvelles tendances de l'Intranet

De plus, l’ouverture de l’écosystème Microsoft aux applications telles que Slack, Trello ou Salesforce permet d’intégrer l’usage d’applications dédiées déjà en fonctionnement dans les équipes ; favorisant ainsi l’adoption de la plateforme.

 

Pourquoi repenser son Intranet avec ces nouvelles tendances ? Vous pourrez découvrir tous les enjeux de cette transformation dans la Partie 2 de notre série d’articles sur le Digital Workplace.

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