Politique de Protection des Données Personnelles

Dernière mise à jour le 24 octobre 2018

1.    Préambule

Le présent document est destiné à vous informer de la politique menée par SCALA en matière de protection des données à caractère personnel et des droits relatifs à la protection des données à caractère personnel.

Cette politique est consultable à partir des sites internet https://www.groupe-scala.com/ et peut être mise à disposition sur simple demande d’un candidat ou d’un collaborateur à l’adresse dpo@groupe-scala.com

2.    Définitions et périmètre

2.1.    Définitions

« Entité » : désigne une entreprise de la société SCALA.

« Mission » : désigne une prestation conclut entre un client et une des entités de la société SCALA pour apporter assistance au client selon les termes convenus.

« Candidat » : désigne une personne qui souhaite intégrer une des entités de la société SCALA.

« Collaborateur » : désigne une personne ayant intégré une des entités de la société SCALA, toujours présente au sein de l’entité.

« Ex-collaborateur » : désigne une personne ayant intégré une des entités de la société SCALA, mais ne faisant plus partie des effectifs suite à rupture du contrat à l’initiative du collaborateur ou de l’entité.

« Utilisateur » : désigne une personne, sans lien avec une des entités (ni candidat, ni collaborateur), utilisant le site internet et laissant ses coordonnées pour être recontactée.

« Sous traitant » : désigne toute société qui peut être amenée à traiter des Données Personnelles, pour le compte d’une des sociétés de la société SCALA, conformément aux instructions données par celle(s)-ci.

2.2.    Périmètre

La Politique de Protection des Données s’applique :

  • Aux collaborateurs des entités : NOUVELLE SCALA
  • Aux collaborateurs et ex-collaborateurs d’une des entités citées ci-dessus
  • Aux candidats postulant à un poste au sein d’une des entités citées ci-dessus
  • Aux personnes travaillant en sous-traitants d’une des entités citées ci-dessus
  • Aux utilisateurs des sites internet d’une des entités citées ci-dessus

En donnant votre consentement explicite à la présente Politique de Protection des Données, vous acceptez que vos données personnelles soient disponibles pour l’ensemble des entités de la société SCALA selon les modalités définies dans cette politique.

3. Coordonnées du délégué à la protection des données

Le délégué à la protection des données de la société SCALA est joignable à dpo@groupe-scala.com

4.    Comment collectons-nous vos Données Personnelles ?

  • Collecte spontanée :
    A l’initiative d’un utilisateur du site internet qui dépose son CV dans le but d’être recontacté ou à l’initiative des personnes en charge de la recherche de candidat pour répondre à un besoin commercial. La recherche est effectuée à partir des réseaux sociaux publics. A ce stade, les personnes identifiées ne peuvent être considérées comme candidat et les informations publiques recueillies ne sont pas enregistrées dans le système d’information de l’entreprise.
  • Collecte lors d’un entretien préalable :
    Au cours d’un entretien de candidature, des données personnelles peuvent être collectées et enregistrées dans le système d’information afin d’assurer le processus de suivi des recrutements. La collecte sera au préalable validée auprès du candidat. Ce dernier aura été informé des droits et recours relatifs à la protection des données ainsi qu’aux moyens de les mettre en œuvre.
  • Collecte lors de l’embauche :
    Lors de la signature du contrat pour intégrer une des entités de la société SCALA, les informations personnelles, nécessaires à la gestion administrative ou commerciale du collaborateur, seront collectées et enregistrées dans le système d’information. Le collaborateur aura été informé des droits et recours relatifs à la protection des données ainsi qu’aux moyens de les mettre en œuvre
  • Collecte à l’initiative du collaborateur :
    Un collaborateur en activité au sein d’une des entités de la société SCALA peut compléter ou modifier le contenu des données personnelles le concernant. Les données modifiables concernent l’identité de la personne, sa résidence, ses diplômes, langues pratiquées, compétences et CV.Un accès sécurisé (login / mot de passe) est requis pour accéder à ces données personnelles modifiables. Le collaborateur est informé des droits et recours relatifs à la protection des données ainsi qu’aux moyens de les mettre en œuvre

Pour les collaborateurs en activité au 1er novembre 2018, dont les données personnelles sont enregistrées dans le système d’information, une information dédiée est faite pour présenter les droits et recours relatifs à la protection des données ainsi qu’aux moyens de les mettre en œuvre.

5.    Quelles informations collectons-nous ?

  • Les Données Personnelles collectées directement auprès de vous :
    Parmi les Données Personnelles collectées directement auprès de vous, lors d’un entretien, nous pouvons collecter les données suivantes :

    • Nom, prénom, Nom de jeune fille, sexe, adresse postale, nationalité, informations légales relatives à la présence en France (numéro de carte de séjour, date d’obtention), niveau d’étude et diplôme, adresse email, IBAN, nombre d’enfant, situation de famille, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale, téléphone.
  • Les Données Personnelles collectées indirectement :
    De plus, nous pouvons collecter des Données Personnelles, de manière indirecte, auprès de site sur lesquels vous auriez mis vos informations à disposition (LinkedIn, Viadeo…). Dans ce cas, les données collectées seraient limitées aux données mises à disposition.

6. Pour quelle(s) finalité(s) collectons-nous vos Données ?

Les Données Personnelles que nous collectons directement auprès de vous, notamment lors de l’embauche, ou des entretiens annuels peuvent être traitées pour les finalités suivantes :

  • Traitement n° 1 : Recrutement de nouveaux collaborateurs
    Recherche de profils sur les réseaux sociaux, entretiens de détermination des compétences techniques et fonctionnelles, appréciation du savoir-être et motivations.
  • Traitement n° 2 : Recherche de missions
    Recherche de missions en clientèle.
  • Traitement n° 3 : Départ d’un collaborateur
    Démission d’un collaborateur, procédure de fin de contrat.
  • Traitement n° 4 : Traitement de la paie
    Calcul des rémunérations et transmission des bulletins de salaire.
  • Traitement n° 5 : Evolution de carrière des collaborateurs
    Comité mensuel d’examen des souhaits d’évolution de carrière.
  • Traitement n° 6 : Gestion des besoins de formation des collaborateurs
    Comité mensuel d’examen des souhaits ou besoin de formation des collaborateurs.
  • Traitement n° 7 : Entretien disciplinaire
    Entretien mis en place suite à un manquement d’un collaborateur.
  • Traitement n° 8 : Pilotage de l’entité
    Production d’éléments de suivi opérationnel pour l’établissement de tableaux de bord de pilotage des entités.
  • Traitement n° 9 : Réponse aux obligations légales
    Transmission aux organismes tutélaires des informations requises.

7. Durant combien de temps vos Données Personnelles sont-elles conservées ?

7.1. Selon votre profil et la typologie de vos Données Personnelles,

Les durées de rétention sont listées ci-dessous :

Collaborateur et ex-collaborateur

  • Données personnelles : 1 an à compter de la fin du contrat
  • Bulletin de paie : 5 ans à compter de la fin du contrat
  • Eléments d’évaluation périodique (fiche projet, EA) : jusqu’à la démission du collaborateur
  • Dossier disciplinaires, formations : jusqu’à la démission du collaborateur
  • Données de badgage (pour les collaborateurs concernés) : 3 mois
  • Données de téléphonie (pour les collaborateurs concernés) : 3 mois
  • Données de vidéo-surveillance (pour les collaborateurs concernés) : 3 mois
  • Documents concernant les contrats de travail (y compris avenant) : 5 ans à compter de la fin du contrat
  • Lettre de notification du licenciement : 5 ans à compter de la fin du contrat
  • Reçu pour solde de tout compte : 5 ans à compter de la fin du contrat

Candidat

  • C. V. : deux ans après le dernier contact avec consentement explicite
  • Lettre de motivation : deux ans après le dernier contact avec consentement explicite
  • Compte rendu d’entretien, avis, tests : deux ans après le dernier contact avec consentement explicite
  • Données personnelles : deux ans après le dernier contact avec consentement explicite

8. Qui a accès à vos Données Personnelles?

Peuvent avoir accès à vos Données Personnelles :

  • Seuls certains de nos collaborateurs, dûment habilités, basés au siège de la société et affectés aux missions RH, Administration ou commerciales ont accès vos Données Personnelles, uniquement en cas de besoin et ils sont soumis à une stricte obligation de confidentialité.
  • Les Sous-Traitants ou fournisseurs de prestation, auxquels nous faisons appel en matière de prestations techniques, fournisseurs de solutions analytiques, etc. ;

9. Transfert de vos Données Personnelles

Nous vous informons que vos données personnelles, limitées à la dimension « expérience professionnelle » sont susceptibles d’être transférées vers une des entités de la société SCALA dans le cadre de recherche de mission.

Ce transfert sera fait après accord de la personne concernée.

L’entité recevant les données personnelles est soumise à la même Politique de Protection des Données.

10. Vos droits

Vous disposez d’un droit d’accès, rectification, effacement, limitation, opposition et du droit de définir des directives relatives au sort de vos données en cas de décès, ainsi qu’un droit à la portabilité de vos données.

10.1. Contact

Vous pouvez exercer vos droits :

ou

  • En écrivant à l’adresse postale :
    SCALA, Délégué à la Protection des Données, 11 Av André Roussin 13016 MARSEILLE

10.2. Documents justificatifs

En application des dispositions du décret n°2007-451 du 25 mars 2007 portant modification du décret n°2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l’application de la loi n°78-17 du 6 janvier 1078 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, votre demande d’exercice de l’un de vos droits devra être accompagnée de la photocopie d’un titre d’identité portant la signature du titulaire. Votre demande devra également préciser l’adresse à laquelle la réponse devra parvenir.

Nous disposerons alors d’un délai d’un (1) mois suivant réception de la demande pour vous répondre.  Ce délai peut être prolongé de deux (2) mois compte tenu de la complexité et du nombre de demandes.

Ces droits ne sont pas absolus : vous pouvez les exercer dans le cadre légal prévu et dans les limites de ces droits. Dans certains cas nous ne pourrons pas répondre favorablement à votre demande (obligation légale, respect de nos engagements envers vous, …). Si c’est le cas, nous vous communiquerons la ou les raisons de ce refus.

10.3. Droits d’accès, de rectification ou d’effacement

En tant que collaborateur, vous pouvez accéder aux Données Personnelles que nous avons collectées directement auprès de vous afin de les rectifier, compléter ou effacer toute information inexacte en :

  • Vous connectant directement sur l’intranet avec votre Compte Utilisateur, section « collaborateur » : modifiez les informations inexactes/incomplètes puis enregistrez les modifications ;
  • Nous contactant directement au(x) adresse(s) email et/ou postale indiquées ci-dessus.

Vous disposez d’un droit à l’effacement de vos Données Personnelles, lorsque :

  • Celles-ci ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ;

ou

  • Vous vous êtes opposé à ce traitement et il n’existe aucun motif légitime impérieux justifiant ce traitement ;

ou

  • Les Données Personnelles doivent être effacées pour respecter une obligation légale, prévue par la législation de l’Union ou des Etats membres.

En tant que candidat ou utilisateur (cf paragraphe définitions), vous pouvez effectuer un retrait du consentement à l’utilisation de vos données personnelles détenues par l’une des entités de la société SCALA sans restriction.

10.4. Droit à la limitation du traitement

Vous disposez d’un droit d’obtenir la limitation du traitement lorsque l’une des conditions suivantes s’applique :

  • Vous contestez l’exactitude des Données Personnelles ;

ou

  • Le traitement est illicite et vous vous opposez à l’effacement de vos Données Personnelles et demandez plutôt la limitation de leur utilisation ;

ou

  • La société SCALA n’a plus besoin des Données Personnelles aux fins du traitement, mais elles sont requises par vous pour l’établissement, l’exercice ou la défense de vos droits ;

ou

  • Vous vous êtes opposés au traitement et une vérification doit être effectuée afin de savoir si les motifs légitimes de la société SCALA l’emportent sur les vôtres.

10.5. Droit à la portabilité de vos Données Personnelles

Vous disposez du droit à la portabilité de vos Données Personnelles, c’est-à-dire de recevoir les Données Personnelles que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et de les transmettre à un autre responsable de traitement.

Pour exercer votre droit à la portabilité de vos Données Personnelles, nous vous invitons à nous contacter via l’un des moyens mis à votre disposition au paragraphe 10.1 Contact de la présente politique.

10.6. Droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente

En cas de difficultés, vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/plaintes

10.7. Directives relatives au sort de vos Données Personnelles après votre décès

Vous disposez du droit de définir des directives relatives au sort de vos Données Personnelles après votre décès.

Pour exercer ce droit, nous vous invitons à nous adresser un email à dpo@groupe-scala.com:

  • Ayant pour objet « Directives relatives au sort de mes Données Personnelles après mon décès » ;
  • Nous indiquer la(es) personne(s) pouvant agir auprès de nous dans l’hypothèse de votre décès, ainsi les instructions que vous souhaitez que nous respections.

Dans l’hypothèse où un collaborateur décède sans avoir laissé de directives relatives au sort de ses Données Personnelles après son décès, les héritiers de celui-ci peuvent demander à l’effacement des données du défunt après finalisation de l’ensemble des démarches nécessaires, en nous contactant par email à  dpo@groupe-scala.com

11. Comment vos données personnelles sont elles sécurisées

La société SCALA s’assure que vos données sont traitées en toute sécurité et confidentialité, y compris lorsque certaines opérations sont réalisées par des sous-traitants. A cet effet les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour éviter la perte, la mauvaise utilisation, l’altération et la suppression des données personnelles vous concernant sont mises en place. Ces mesures sont adaptées selon le niveau de sensibilité des données traitées et selon le niveau de risque que présente le traitement ou sa mise en œuvre.

12. Modification de la politique de protection des données personnelles

La présente Politique de protection des données personnelles sera l’objet d’une révision annuelle et pourra être amendée en cas de changement significatif du cadre réglementaire ou de nouvelles dispositions mises en œuvre au sein de la société SCALA.

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